Zlecenie transportowe to dokument o określonej formie, który umożliwia realizację usług z zakresu transportu towaru. Chociaż w internecie możemy znaleźć bardzo wiele przykładowych szablonów tego rodzaju zleceń, często mimo wszystko pojawiają się wątpliwości dotyczące danych, które należy umieścić w dokumencie oraz formy, jaką powinien on przyjąć. Aby rozwiać wszelkie wątpliwości, w tym artykule podamy kilka najważniejszych informacji na temat poprawnego konstruowania zleceń transportowych.
Specyfika zlecenia transportowego
Zlecenie transportowe to dokument potwierdzający zawarcie umowy dotyczącej zlecenia usługi realizacji przewozu ładunku w określonym terminie, na wyznaczonej trasie i za wyznaczone w dokumencie wynagrodzenie. Na jego podstawie zawierana jest umowa między zlecającym a przewoźnikiem. Przyjęcie takiego zlecenia oznacza zgodę na warunki zawarte w dokumencie, które następnie zostaną wyszczególnione w umowie przewozowej. Zlecenie powinno mieć formę pisemną.
Zlecenie transportowe może być zawarte bezpośrednio między klientem a przewoźnikiem lub między firmą spedycyjną i przewoźnikiem. W pierwszym przypadku klient sam zajmuje się organizacją całego procesu transportu, powierzając w ręce przewoźnika wyłącznie kwestie związane z przewozem ładunku z punktu A do punktu B. W drugim przypadku mamy do czynienia z sytuacją, gdy klientem zleca organizację przewozu towarów firmie spedycyjnej, która może zlecić realizację transportu podwykonawcy, czyli właśnie przewoźnikowi. W ramach tej relacji spedytor powinien przyjąć zlecenie spedycyjne, a w ramach organizacji przewozu wybrać odpowiedniego przewoźnika, przedstawiając mu zlecenie transportowe.
Co musi zawierać zlecenie transportowe?
Każde zlecenie transportowe musi zawierać następujące informacje:
- nazwa dokumentu, czyli “zlecenie transportowe”
- rodzaj usługi, np. “Niniejszym zleca się transport towaru (…)”
- szczegółowe dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy (przewoźnika)
- daty załadunki i rozładunku
- dokładny adres załadunku i rozładunku, niekiedy również dane osób do kontaktu
- forma i termin płatności
- wszelkie wytyczne dotyczące realizacji transportu oraz niezbędne formalności po wykonaniu transportu
- podstawy prawne do określenia praw, odpowiedzialności i obowiązków obu stron umowy (Konwencja CMR oraz ustawy Prawa Przewozowego)
Po akceptacji zlecenia transportowego przez przewoźnika dokument zyskuje moc wiążącą i staje się umową przewozową. Przewoźnik jest wówczas zobowiązany prawnie do realizacji usługi zgodnie z zaleceniami znajdującymi się w zleceniu transportowym. Z kolei zleceniodawca musi wypłacić wynagrodzenie po sprawnie zrealizowanym przewozie.
Z tego też powodu bardzo ważny jest fragmenty dokumenty dotyczący dodatkowych warunków i zastrzeżeń, w którym można umieścić takie informacje jak m.in. noty obciążeniowy, instrukcje dotyczące załadunku, obowiązek informowania o etapach przewozu itp.