Większość nowych spedytorów jest narażona na popełnianie błędów wynikających z braku doświadczenia. Aby im zapobiec, najlepiej zapoznać się z przykładami najczęściej spotykanych problemów i poradami doświadczonych osób.
Umowa to podstawa
Już na etapie spisywania umowy zdarzają się błędy lub nieścisłości, które utrudniają dalsze działania. Najczęściej spotykane problemy dotyczą sytuacji, gdy dokumenty między stronami umowy wysyłane są z niezidentyfikowanych adresów poczty e-mail lub są podpisane przez osoby nieuprawnione. Zdarzają się też sytuacje, że szczegóły umowy są uzgadniane telefonicznie lub poprzez komunikatory internetowe. W razie sporu żadna ze stron nie ma wtedy dowodów na piśmie.
Aby zapobiec takim sytuacjom, należy sporządzić umowę wykonania usług spedycyjnych w postaci papierowej, w której należy uwzględnić:
• wyznaczenie osób uprawnionych do konkretnych czynności;
• uzgodnić oficjalne adresy e-mail;
• zatwierdzić wzór zamówienia na wykonanie usługi.
Zawsze warto podpisywać umowę ze sprawdzoną, profesjonalną firmą świadczącą usługi spedycyjne, która dysponuje dużym doświadczeniem i nowoczesnymi pojazdami. Takie firmy mają zwykle wykupione ubezpieczenie OCS, które pokrywa szkody wynikające z błędów i nieprzewidzianych wypadków. Najczęściej obejmuje ono błędy w dokumentacji celnej, przygotowaniu lub składowaniu towaru, opóźnienia oraz niewłaściwy dobór trasy i środka przewozu (jego zakres zależy od konkretnej wykupionej polisy).
Problemy w trasie
Błędy zdarzają się także przy załadunku towaru. Najczęstsze z nich to: opóźnienie z różnych powodów, zbyt mały samochód, awaria samochodu. Naprawa lub wymiana samochodu to strata często kilku godzin. Duże opóźnienia pogarszają ocenę usług spedytora i mogą odbierać mu klientów.
Kolejne etapy pracy spedytora również wymagają wiedzy i doświadczenia w wyznaczaniu trasy na aktualnej mapie. Nieaktualne mapy i nieprzewidziane niespodzianki na trasie mogą być przyczyną dużych problemów i prowadzić również do opóźnień.
Zezwolenia transportowe
Bardzo istotnym elementem spedycji jest pilnowanie wszystkich niezbędnych pozwoleń zgodnych z aktualnymi przepisami. Dotyczą one stanu technicznego auta i ładunku. Dokumentacja musi być pełna i ważna. Brak któregoś z dokumentów uniemożliwi dalszą podróż.
Lepiej poświęcić więcej czasu na samym początku przygotowywania umowy i przejazdu niż później powtarzać kilka razy te same zadania. Problemy, które mogą pojawić się w wyniku niedopatrzeń, będą kosztować nas długie godziny stresu.